Ahora que has conseguido trabajar en una gran empresa e iniciar una etapa profesional que te ofrece perspectivas de crecimiento, llega el momento de afrontar nuevas situaciones, como por ejemplo los viajes de negocios para cerrar acuerdos.
Quienes poseen experiencia en este ámbito podrían escribir libros sobre los errores que cometieron cuando asumieron por primera vez la responsabilidad de viajar representando a su empresa.
Para garantizar el éxito fuera de tu círculo profesional habitual debes tener en cuenta una serie de claves que harán que tu viaje se convierta en una experiencia positiva, tanto para ti como para la compañía para la que trabajas.
Índice
1. Definir el objetivo del viaje de negocios
Las situaciones de estrés que pueden generarse durante los primeros viajes de negocios facilitan, en ocasiones, que se preste más atención a detalles anecdóticos o secundarios que al verdadero objetivo del mismo.
Por eso, antes de iniciar el trayecto, debes definir cuál es el motivo esencial por el que debes desplazarte. Puede ser por cerrar un acuerdo, establecer nuevos contactos, fidelizar a clientes, analizar a un competidor o acudir a una feria en la que descubrir nuevas tendencias.
Cuanta más precisión establezcamos en la definición de este objetivo, mejor podremos analizar con posterioridad si se han cumplido nuestros propósitos.
2. ¿Necesitas documentación extra?
Todo dependerá de si viajas dentro o fuera de la Unión Europea.
Si es dentro, bastará llevar el Documento Nacional de Identidad, pero si tu viaje va más allá de las fronteras europeas debes añadir el pasaporte en vigor, así que resulta conveniente que revises si no está caducado.
Dependiendo del país de destino, quizá también sea necesario un visado, un trámite que puede tardar varias semanas. El Consulado de tu país en el lugar de destino puede facilitarte todos los trámites.
Por otro lado, si además tienes previsto conducir en el lugar al que viajas será necesario un permiso de conducción de ámbito internacional.
3. Seguro de viaje
Prevenir es curar.
Por eso un seguro de viaje integral es esencial para la planificación óptima de tu viaje de negocios. Ya sea por pérdida de equipaje, costes hospitalarios ante una emergencia, tarifas de cancelación, asegúrate de que el seguro se adapta a las necesidades específicas antes de partir.
4. Planifica con la suficiente antelación
¿Necesitas un coche de alquiler en tu viaje?
¿Confías en el transporte del lugar de tu lugar de destino?
¿Has comprobado la distancia entre tu alojamiento y los sitios que tienes que visitar?
Se trata de cuestiones fundamentales que debes estudiar y planificar de la forma adecuada antes de llegar.
Un consejo: deja más tiempo del necesario entre reunión y reunión para evitar que las distancias no previstas o el tráfico de una ciudad que no conoces al detalle puedan jugarte una mala pasada.
No quieras hacerlo todo en una jornada de trabajo. Y, por supuesto, reserva los billetes necesarios tan pronto como sepas las fechas exactas de tu viaje.
5. Controla el equipaje
Los primerizos en viajes de negocios suelen cargar demasiado las maletas, un error común.
Si no vas a estar más de 4 días fuera, bastará con un equipaje de mano. Selecciona prendas que puedas combinar entre sí y evita en todo momento elementos de los que se pueden prescindir o que, incluso, podrías encontrar en los alojamientos de destino (plancha de pelo, secador, etc.).
Por regla general, basta con una maleta de tamaño medio y un maletín en caso de que también requieras del uso de un ordenador portátil.
6. ¿Y por qué no un piso de alquiler en vez de un hotel?
Cada vez más, los profesionales que viajan por negocios están dispuestos a considerar otros tipos de alojamiento que no sean un hotel, puesto que en ciudades con alta demanda resulta difícil encontrar todo lo que necesitas al mejor precio y con disponibilidad de fechas.
Por ello, conviene elegir opciones como los pisos equipados, que ofrecen comodidad y son más económicos.
En estos casos, desde Homyspace podemos ayudarte a ti o a tu empresa a gestionar este tipo de alquileres temporales en pisos y casas perfectamente equipadas.
Nuestro modelo tecnológico de gestión nos permite encontrar las opciones que mejor se adapten a las necesidades y presupuesto de la empresa en un período de 24 horas, sin pérdida de tiempo en búsquedas, trato con propietarios o gastos extra.
Una excelente opción para encontrar alquileres temporales baratos en tu destino.
7. Disfruta del viaje… y descansa
Los viajes de negocios representan, como indicábamos, un motivo de estrés para quienes no están acostumbrados a pasar días fuera de su ámbito profesional habitual.
Sin embargo, si sigues los consejos que te hemos indicado tendrás muchas más opciones de viajar con tranquilidad e incluso, por qué no, de disfrutar del viaje.
Un último consejo: intenta descansar 8 horas. Tu cuerpo, y sobre todo tu mente, te lo agradecerán para afrontar la jornada del día siguiente con la mejor disposición.
