Políticas de gastos de viaje de una empresa, por qué es fundamental y cómo desarrollarlas

La política de viajes es una herramienta universal que ayuda a controlar los costes, definir los procedimientos y satisfacer las necesidades de los empleados a un alto nivel.

Suena prometedor, pero en la práctica resulta mucho más difícil escribir una eficaz Política de Viajes que enumerar sus ventajas. A menudo nos encontramos con un conjunto de reglas desorganizadas, que generan confusión, mayores costes y, por si fuera poco, irritación de los empleados, a quienes les resulta extremadamente complejo administrar los fondos corporativos sin entender lo que pueden y no pueden hacer.

Sabiendo de esta dificultad, vamos a incidir a lo largo de este artículo en la forma adecuada de gestionar las Políticas de gastos de viaje para integrarlas con éxito en la vida de su empresa.

Antes de empezar, defina los objetivos de las políticas de gastos de viaje de una empresa

¿Reducir y/o controlar los gastos, garantizar la máxima comodidad, proporcionar instrucciones detalladas sobre cómo tomar una decisión a la hora de organizar un viaje de negocios?

Por supuesto, una Política de Viajes bien diseñada funciona para todos estos propósitos. Sin embargo, una de las claves para logar los objetivos pasa por definirlos bien en la etapa previa a su aplicación.

Su construcción es siempre un esfuerzo de equipo, ya que afecta tanto al departamento financiero como al de de Recursos Humanos y, por supuesto, a los propios empleados. Por lo tanto, todos ellos, cada uno a su nivel, deben estar implicados en su desarrollo.

No siga los patrones de otras empresas

No importa lo buena que sea la política de viajes de otras compañías; nunca se ajustará a lo que demanda la suya.

Para que las reglas sean aceptadas por todos, deben ser una continuación de su organización, que refleje los valores corporativos y sean consecuentes con la atmósfera general del equipo. En definitiva, cada empresa necesita un traje a medida.

Si requiere de ayuda profesional durante el proceso, siempre puede confiar en los expertos de Homyspace, que le guiarán en la confección de su propia estrategia de Política de Viajes.

Estructura de una Política de Gastos de Viaje de empresa

Hay aspectos comunes que forman parte de una Política de Gastos de Viaje. Su estructura reflejará, al menos, los siguientes apartados:

• El propósito de una Política de Viajes en el contexto de la cultura de la empresa. Por qué y para qué se hace. Evite frases hechas o vacías; a veces bastan un par de párrafos para definirlo.
• Ámbito de aplicación. Quién es el público objetivo de su política de viajes: ¿el Consejo de Administración, un grupo específico de empleados (por ejemplo, los directores de ventas) o toda la empresa? Si la empresa es grande, prepárese para crear reglas específicas en cada segmento de viajeros de negocios.
• Responsables de su cumplimiento. Determinar quién implementará las políticas de viajes y luego (fundamental) asegurarse de que se cumpla.
• Procedimientos: recoge, en la práctica, la guía de uso. Contiene elementos como:
  • Principios de reserva de billetes de avión, tren, taxis, hotel y de alquiler de coches.
  • Seguridad relacionada con los viajes. Clima anormal, disturbios políticos, atención médica, etc. Son factores que no se pueden prever, pero deben ser neutralizados a tiempo. Y mientras los viajeros de negocios están ocupados con su trabajo, su bienestar es su responsabilidad, por lo que es crucial que la Política de Viajes describa los procedimientos relacionados con la seguridad personal de los empleados. Se trata de prescribir qué hacer en una situación de emergencia.
  • Proceso de aprobación de los gastos que deben seguir los empleados y supervisores.
  • Sistema para, en su caso, recuperar cualquier gasto extra incurrido durante el viaje.
  • Posibles sanciones en caso de violación de la Política de Viajes.

Establezca criterios claros y detallados

En el momento de definir la estructura tenga siempre en cuenta dos premisas:

1. No sea tacaño con los detalles: la política de viajes debe ser completa. Debe eliminar dudas, no causarlas, así que trate de prescribir todos los aspectos que contempla un viaje de negocios, desde las reglas de reserva hasta los costes adicionales y excepciones, si las hubiera.
2. No lo haga más difícil: cuanto más fácil sea escribirla, más fácil será entenderla y recordarla.

Evalúe los resultados de la Política de Viajes

Solo hay algo más costoso para las empresas que no disponer de su propia Política de Viajes: tenerla, admitir su incumplimiento y provocar incluso conflictos.

Escribir las reglas está muy bien, pero de poco servirá si no se garantiza su cumplimiento y, sobre todo, si no se evalúan sus resultados. Por este motivo, y después de un periodo comprensivo de asimilación por parte de los beneficiarios, debe fijar controles periódicos, que pueden ser trimestrales o semestrales por ejemplo, para contemplar posibles correcciones o mejoras.

Conclusión

A menudo relacionamos exclusivamente la puesta en marcha de una Política de Viajes con la eficiencia económica.

Sin duda, podrá optimizar los costes con las tarifas corporativas beneficiosas de aerolíneas, hoteles, etc. acordadas en el marco de acuerdos entre clientes y proveedores de servicios.

Pero, en realidad, va mucho más allá. Si conseguimos conectar ésta con los valores corporativos de la compañía y establecer reglas claras, toda la organización saldrá ganando.