En un mundo cada vez más globalizado y conectado, los viajes de negocios, a menudo al extranjero, están a la orden del día.
Definir una adecuada Política de Viajes permite a las empresas no solo evitar gastos excesivos en alojamiento y transporte, sino también concretar otros muchos aspectos importantes, y que suelen pasar desapercibidos, como por ejemplo el procedimiento ante una emergencia.
Índice
Razones para crear una Política de Viajes en la empresa
La Política de Viajes puede tener objetivos muy diferentes. Lo fundamental es que todos los interesados tengan claro qué es exactamente lo que se pretende conseguir con ella.
Existen, al menos, 5 razones objetivas que debe abordar la directiva:
El presupuesto
Cuando se inicia el planteamiento, uno de los grandes objetivos de las empresas se centra en limitar el presupuesto para asegurarse de que los gastos de viaje no se salgan de control.
Bien sea marcando límites en función del destino, o cubriendo la totalidad de los gastos, la directiva debe establecer normas claras al respecto que no dejen lugar a dudas.
Bienestar de los viajeros
Este apartado incluye no sólo la satisfacción de los profesionales que deben viajar por negocios, sino sobre todo las pautas para que puedan ser productivos durante su salida. El objetivo reside en marcar unas condiciones de rutas y planes de viaje que no los agoten física o mentalmente.
Además, se plantea la cuestión de si los alojamientos y medios de transporte típicos son realmente los mejores aliados. Para distancias más cortas, por ejemplo, los viajes en tren se perciben a menudo como menos estresantes que los vuelos.
Lo mismo ocurre con el alojamiento, para el que las empresas suelen reservar una habitación de hotel como norma. Sin embargo, para viajes de negocios de media o larga duración, el alojamiento temporal en un piso es más adecuado, ya que permite a los profesionales sentirse como en casa.
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Seguridad jurídica
La Política de Viajes también debe entenderse desde un concepto necesario de seguridad.
Establece los procedimientos que deben seguirse en caso de accidentes de tráfico, asuntos médicos y otras emergencias. De este modo, las empresas se protegen legalmente, ya que no han incumplido su deber de diligencia.
Las directrices se tienen que adaptar siempre a la normativa local y a sus condicionantes. Los viajeros deben estar informados de los posibles riesgos y características especiales de los viajes internacionales.
Satisfacción de los empleados
En un mercado de competencia por la captación de talento, la satisfacción de los empleados nunca ha sido tan importante como ahora. De hecho, los departamentos de RR.HH. están especialmente interesados en ofrecer una experiencia de viaje agradable.
Una adecuada regulación debe evitar, en todo momento, tratamientos especiales o distintos para algunos empleados, como por ejemplo estancias en diferentes clases de alojamiento. De lo contrario, el clima laboral podría verse perjudicado.
Medio Ambiente
En vista de las consecuencias derivadas del cambio climático, la protección del medio ambiente es cada vez más relevante para la sociedad. Por este motivo, muchas empresas buscan alinear su Política de Viajes con su estrategia de Responsabilidad Social Corporativa, aspecto que también puede contribuir a mejorar la reputación de marca.
Esta adaptación tendrá un gran impacto en la elección de los medios de transporte. Por ejemplo, se estipulan preferencia de los viajes más cortos en tren en lugar de los vuelos y se anima a los empleados a formar grupos de taxis en el origen y destino.
6 consejos para evitar errores en su Política de Viajes
Como en todas las esferas de la empresa, también hay errores que se suelen cometer en una Política de Viajes, pero que se pueden evitar con una buena planificación.
Siga estos 6 consejos para construir su directiva interna:
Textos claros y comprensibles
Cuando se les pregunta a los propios gestores de viajes sobre la cualidad más importante para una buena directiva, estos responden sin dudarlo que la claridad.
Los reglamentos y las responsabilidades no sólo deben ser claros, sino también fáciles de entender y aplicar. Por ejemplo, los límites superiores del precio de los hoteles se definirán claramente, sin frases subjetivas como «los gastos de hotel se reembolsan a un precio adecuado» o «se seleccionan hoteles de gama media».
Dar ejemplo
Cuando los altos directivos de una empresa ejemplifican y siguen la política de viajes, los empleados menos experimentados se sienten más motivados para adherirse a la misma.
Participación
Se recomienda un mandato claro de la máxima autoridad de la empresa para la aplicación y el cumplimiento de la Directiva. Pero, igualmente, y para evitar sorpresas desagradables, resulta fundamental la participación de las áreas afectadas, como RR.HH., Finanzas, Legal, Laboral, Fiscal y de Viajes.
Involucre a los empleados en el proceso
En muchas ocasiones, los propios gestores de viajes carecen de experiencia práctica y tienen dificultades para ponerse en la piel de los afectados. Por lo tanto, es esencial comunicarse activamente con los empleados y averiguar qué funcionó bien en el pasado y qué causó problemas.
Deje espacio para la flexibilidad
Debe haber espacio para pequeños ajustes y preferencias personales. Eso sí, sin caer en distinciones especiales.
Por ejemplo, los empleados deben tener la oportunidad de usar el transporte público y no obligarlos a usar el coche de alquiler.
Analice y mejore
Si una vez puesta en marcha, resulta que la directiva no se está cumpliendo, es importante investigar exactamente por qué. ¿Se debe a unas directrices excesivamente rígidas o quizá la directiva es demasiado vaga y da una sensación de opcionalidad?
Conclusión
A modo de conclusión, debemos incidir en que no hay una solución única para todas las empresas, puesto que se trata de adaptarse a las necesidades específicas de cada una de ellas.
Por eso, siempre conviene ponerse en manos de profesionales con experiencia, que facilitarán todo el proceso. Solo cuando aporta beneficios, tanto a la empresa como a los empleados, se convierte en una Política de Viajes exitosa.
