Cuando un trabajador utiliza su vehículo particular para desplazarse por motivos de trabajo, surge una duda frecuente: ¿está la empresa obligada a pagar kilometraje? La respuesta a esta cuestión no es sencilla, ya que depende de varios factores como la legislación laboral, el convenio colectivo aplicable y las políticas internas de la empresa.
La legislación española no establece una obligación explícita de compensar el kilometraje, pero existen aspectos legales y convenios colectivos que pueden determinar dicha obligación. Además, las políticas internas de cada empresa juegan un papel importante en esta cuestión.
En este artículo, analizaremos en profundidad si está la empresa obligada a pagar kilometraje, cuáles son los criterios legales, cómo se calcula esta compensación y qué aspectos deben considerar tanto empleadores como empleados.
Marco legal sobre el pago del kilometraje
En España, la legislación laboral no establece de forma explícita que las empresas deban compensar el kilometraje a sus empleados. Sin embargo, hay ciertos aspectos legales que pueden determinar si está la empresa obligada a pagar kilometraje:
- Convenios colectivos: muchos sectores regulan en sus convenios el pago de indemnización por kilometraje cuando un empleado usa su vehículo particular para trabajar, estableciendo importes por kilómetro recorrido y condiciones específicas para el pago.
- Contrato de trabajo: si en el contrato se especifica que el trabajador recibirá una compensación por los desplazamientos, la empresa debe cumplir con este acuerdo.
- Uso del vehículo propio: si el empleado utiliza su propio vehículo para realizar desplazamientos por cuenta de la empresa, es habitual que esta compense los gastos de combustible y desgaste del vehículo, aunque no exista una obligación legal.
¿Cuándo está la empresa obligada a pagar kilometraje?
No todas las situaciones implican la obligación de compensar los gastos de desplazamiento. Sin embargo, existen casos en los que está la empresa obligada a pagar kilometraje:
- Desplazamientos fuera del centro de trabajo habitual: si un trabajador debe desplazarse a otra localidad o a una ubicación diferente a su centro de trabajo habitual, la empresa está obligada a reembolsar los gastos generados.
- Uso del vehículo propio por requerimiento de la empresa: si la empresa no proporciona un medio de transporte y obliga al empleado a utilizar su coche particular, debe compensarlo por el gasto generado, ya que el uso del vehículo propio es una imposición de la empresa y no una decisión del trabajador.
- Convenios colectivos que lo estipulan: en muchos sectores, los convenios establecen compensaciones por kilometraje, fijando importes por kilómetro recorrido y condiciones específicas para el pago.
- Gasto necesario para la actividad laboral: si el desplazamiento es imprescindible para el desempeño del trabajo, la empresa debe asumir estos costes, según el principio general de que los gastos laborales no deben recaer sobre el trabajador.
¿Cuándo la empresa no está obligada a pagar kilometraje?
Existen casos en los que la empresa no está obligada a pagar kilometraje:
- Desplazamiento de domicilio al centro de trabajo: el trayecto desde casa hasta la oficina no se considera parte de la jornada laboral y, por tanto, no requiere compensación. Este trayecto se considera un gasto personal del trabajador.
- Vehículo proporcionado por la empresa: si la empresa facilita un coche corporativo o cubre los gastos de transporte, no está obligada a pagar kilometraje, ya que el empleado no está utilizando su vehículo propio.
- Ausencia de regulación en convenio o contrato: si ni el convenio ni el contrato lo establecen, la empresa puede no estar obligada a compensar estos gastos.
¿Cómo se calcula el kilometraje?
El cálculo del pago del kilometraje se basa en un importe por kilómetro recorrido, que suele cubrir gastos como combustible, mantenimiento y depreciación del vehículo.
- Tarifa establecida por convenios colectivos: algunos convenios fijan una cantidad específica por kilómetro. Por ejemplo, 0,26 €/km es un valor frecuente en el sector empresarial español.
- Normativa fiscal: la Agencia Tributaria permite que las empresas paguen hasta 0,26 €/km sin que se considere salario, evitando cargas fiscales adicionales para el trabajador.
¿Qué otros gastos puede cubrir la empresa?
Más allá del kilometraje, las empresas pueden cubrir otros gastos de desplazamiento para facilitar los viajes de sus empleados y mejorar su experiencia. Estos gastos varían según la política de la empresa y la naturaleza del desplazamiento, pero algunos de los más comunes son:
- Peajes: los peajes son un gasto inevitable en muchos desplazamientos por carretera. La empresa puede reembolsar el importe de los peajes presentando los justificantes correspondientes.
- Aparcamiento: los gastos de aparcamiento en zonas urbanas o en aeropuertos pueden ser significativos. La empresa puede cubrir estos gastos para facilitar el desplazamiento de los empleados.
- Dietas: los gastos de manutención durante los desplazamientos, como comidas y cenas, pueden ser cubiertos por la empresa, ya sea mediante dietas diarias o reembolsos de gastos.
- Alojamiento: si el desplazamiento requiere pernoctar fuera del lugar de residencia, la empresa debe cubrir los gastos de alojamiento en hoteles u otros establecimientos.
Es fundamental que la empresa establezca una política clara y detallada sobre qué gastos serán cubiertos, cuáles son los límites y cómo se solicitarán los reembolsos. Esta política debe ser comunicada a los empleados y estar disponible para su consulta en cualquier momento.
Recomendaciones para empresas
Para evitar confusiones y posibles conflictos con los empleados, es recomendable que las empresas establezcan una política clara y transparente sobre el pago de kilometraje. Esta política debe incluir los siguientes aspectos:
- Criterios para el pago de kilometraje: especificar en qué casos se pagará kilometraje (desplazamientos fuera del centro de trabajo, uso del vehículo propio, etc.). La política debe detallar qué se considera desplazamiento por motivos de trabajo y qué desplazamientos no se incluyen.
- Cálculo del kilometraje: indicar cómo se calculará el kilometraje (distancia recorrida, coste por kilómetro, etc.). Se recomienda utilizar un sistema de medición objetivo y fiable, como un cuentakilómetros o una aplicación de seguimiento de kilometraje.
- Procedimiento de reembolso: explicar cómo y cuándo se reembolsarán los gastos de kilometraje. Se debe establecer un procedimiento claro y sencillo para solicitar el reembolso, incluyendo los plazos y la documentación necesaria.
- Documentación necesaria: detallar qué documentos debe presentar el empleado para solicitar el reembolso (justificante del desplazamiento, factura de combustible, etc.). Se debe exigir la presentación de justificantes originales y válidos para evitar fraudes.
La obligación de pagar kilometraje en el desplazamiento laboral depende de diversos factores como el convenio colectivo, el contrato y la naturaleza del desplazamiento. En general, si el desplazamiento es imprescindible para el trabajo, la empresa debe asumir el coste. Establecer una política clara y cumplir con las normativas es esencial para garantizar una relación laboral fluida y evitar malentendidos entre ambas partes.
