Gestionar los desplazamientos laborales de los empleados es una tarea compleja que requiere una planificación meticulosa. Sin embargo, muchas empresas cometen errores en la gestión de desplazamientos, lo que puede derivar en ineficiencias, gastos innecesarios e insatisfacción de los trabajadores.
En este artículo, analizaremos los errores en la gestión de desplazamientos más comunes y te daremos consejos prácticos para evitarlos.
Falta de planificación previa
La improvisación es uno de los errores en la gestión de desplazamientos más frecuentes. Sin una planificación adecuada, los costes pueden dispararse y los trabajadores pueden enfrentarse a problemas logísticos.
Los desplazamientos laborales requieren una previsión detallada que abarque desde la selección de los empleados hasta la organización de la agenda de trabajo en la nueva ubicación. Muchas empresas subestiman el tiempo necesario para planificar estos aspectos, lo que da lugar a cambios de última hora, reservas de transporte costosas y alojamientos poco adecuados. Además, la falta de anticipación puede llevar a problemas administrativos, como no contar con permisos laborales adecuados o desconocer normativas locales.
¿Cómo evitarlo?
- Define con antelación los objetivos del desplazamiento.
- Elabora un cronograma detallado con fechas, actividades y responsables.
- Establece un presupuesto realista y ajustado a las necesidades del proyecto, incluyendo transporte, alojamientos, dietas y gastos imprevistos.
Falta de anticipación
Dejar la gestión de los desplazamientos para el último momento puede generar estrés, decisiones apresuradas y costes elevados. La falta de anticipación afecta la disponibilidad de opciones de transporte y alojamiento, lo que obliga a las empresas a elegir alternativas más costosas o menos convenientes.
¿Cómo evitarlo?
- Planifica todos los detalles con antelación para evitar contratiempos.
- Establece un cronograma claro con margen para imprevistos.
- Asegúrate de tener la documentación y permisos listos antes del desplazamiento.
- Una buena estrategia es buscar opciones de alojamiento con la mayor antelación posible. Cuanto antes se reserve, más fácil será encontrar la opción que se ajuste mejor a tus necesidades y al mejor precio disponible.
Elección inadecuada del alojamiento
El alojamiento es un aspecto clave para el bienestar de los empleados. Elegir opciones inadecuadas puede generar incomodidades, afectar la productividad e incrementar los costes.
Uno de los principales errores en la gestión de desplazamientos es optar por alojamientos sin evaluar previamente su idoneidad para estancias prolongadas. A menudo, las empresas eligen hoteles que resultan costosos o apartamentos que no cumplen con los requisitos necesarios. Esto puede generar insatisfacción en los trabajadores y una rotación frecuente de alojamiento, aumentando los costes logísticos y administrativos.
¿Cómo evitarlo?
- Opta por alojamientos bien ubicados, cerca del lugar de trabajo y con fácil acceso a transporte público.
- Asegúrate de que el alojamiento cuente con las comodidades necesarias: espacios adecuados para el descanso, cocina, acceso a internet de alta velocidad y otros servicios relevantes.
- Utiliza servicios especializados como Homyspace, que garantizan alojamientos adaptados a las necesidades de los trabajadores y cumplen con los requisitos legales y fiscales.
Que te coma la indecisión
La indecisión puede ser un error costoso, especialmente en el mercado de viajes, donde las mejores opciones suelen desaparecer rápidamente. Si encuentras una opción de alojamiento o transporte que se ajuste a tus necesidades y presupuesto, ¡resérvala!
¿Cómo evitarlo?
- Actúa rápidamente cuando encuentres lo que necesitas.
- Utiliza plataformas que te permitan asegurar las opciones sin compromiso.
- Confía en tu elección y avanza sin dudar demasiado.
- No dudes en consultar a un experto de confianza, como un asesor de plataformas especializadas como Homyspace, para tomar la mejor decisión.
Descoordinación en el transporte
No prever el transporte de los trabajadores puede generar retrasos y afectar el cumplimiento de los plazos del proyecto.
Muchas empresas no establecen un plan de movilidad eficiente, lo que ocasiona problemas en los desplazamientos diarios entre el alojamiento y el lugar de trabajo. No contar con transporte adecuado puede traducirse en tiempos de traslado excesivos, mayores costes en taxis o alquileres imprevistos y dificultades para cumplir con los horarios establecidos. Además, la falta de claridad en las políticas de reembolso de transporte puede generar confusión y quejas entre los trabajadores.
¿Cómo evitarlo?
- Organiza con antelación los billetes de tren, avión o alquiler de vehículos.
- Proporciona alternativas de transporte local para facilitar la movilidad de los empleados durante su estancia.
- Establece políticas claras de reembolso de gastos de transporte.
Falta de documentación del trabajador desplazado
Uno de los errores en la gestión de desplazamientos más críticos es no contar con la documentación necesaria. Esto puede generar problemas legales y retrasos en la operativa.
Es fundamental asegurarse de que los empleados cuenten con los contratos laborales actualizados que especifiquen las condiciones de trabajo, responsabilidades, salario, beneficios y duración del desplazamiento. Además, es importante verificar que los trabajadores tengan seguros médicos y de accidentes que los cubran durante su estancia.
¿Cómo evitarlo?
- Asegura que los empleados tengan contratos laborales actualizados que especifiquen las condiciones de trabajo, responsabilidades, salario, beneficios y duración del desplazamiento.
- Verifica los seguros médicos y de accidentes antes del desplazamiento.
Falta de comunicación con los trabajadores desplazados
Una comunicación deficiente puede derivar en malentendidos, problemas logísticos y desmotivación.
Las empresas que no establecen canales de comunicación efectivos con sus empleados desplazados pueden encontrarse con problemas operativos. Sin información clara sobre su alojamiento, transporte y condiciones laborales, los trabajadores pueden sentirse inseguros y desorientados. Además, la falta de seguimiento puede derivar en una disminución del rendimiento laboral y en una menor satisfacción con la empresa.
¿Cómo evitarlo?
- Asigna un gestor de referencia para atender dudas y resolver imprevistos.
- Implementa herramientas digitales de comunicación y coordinación, como aplicaciones de mensajería, videoconferencias y plataformas de gestión de tareas.
- Programa reuniones periódicas para hacer seguimiento del desplazamiento y evaluar el progreso del proyecto.
No considerar el bienestar del trabajador
El agotamiento y la insatisfacción pueden afectar el desempeño del empleado y la efectividad del proyecto.
Uno de los errores más graves es no tomar en cuenta el bienestar físico y emocional del trabajador. Jornadas laborales excesivas, falta de acceso a atención médica y la ausencia de medidas de apoyo psicológico pueden provocar fatiga, estrés y disminución de la productividad. También, el aislamiento social en una nueva ciudad sin apoyo adecuado puede impactar negativamente la moral del empleado.
¿Cómo evitarlo?
- Garantiza horarios razonables y condiciones laborales adecuadas, incluyendo espacios de trabajo ergonómicos y las herramientas necesarias para realizar sus tareas.
- Asegura una alimentación equilibrada durante el desplazamiento, ofreciendo opciones de comida saludable en el lugar de trabajo o cerca de él.
- Ofrece apoyo psicológico y emocional si es necesario, como acceso a terapia online o actividades de grupo.
Falta de control de gastos
Sin un control eficiente, los costes del desplazamiento pueden salirse de presupuesto.
Muchas empresas no implementan herramientas de control financiero adecuadas, lo que puede resultar en gastos imprevistos y desperdicio de recursos. Sin un seguimiento de los costes de alojamiento, transporte y dietas, es fácil que el presupuesto original se sobrepase sin justificación clara.
¿Cómo evitarlo?
- Define políticas claras sobre gastos y reembolsos, especificando qué gastos serán cubiertos por la empresa y los procedimientos para solicitar reembolsos.
- Utiliza herramientas de gestión financiera para monitorear los costes en tiempo real y agilizar los reembolsos.
- Busca opciones rentables de alojamiento y transporte, como las que ofrece Homyspace, sin comprometer la calidad y el bienestar de los empleados.
No realizar una evaluación post-desplazamiento
No analizar los resultados del desplazamiento impide mejorar la gestión en futuras ocasiones.
Muchas empresas consideran el proceso concluido una vez que los empleados regresan, sin recopilar información sobre su experiencia ni identificar áreas de mejora. Esto provoca que los mismos errores en la gestión de desplazamientos se repitan en futuros desplazamientos, generando ineficiencias recurrentes.
¿Cómo evitarlo?
- Recoge feedback de los trabajadores sobre su experiencia, incluyendo aspectos positivos y negativos.
- Analiza si el desplazamiento cumplió con los objetivos previstos y si se cumplió el presupuesto establecido.
- Implementa mejoras basándonos en los aprendizajes obtenidos para optimizar la gestión de futuros desplazamientos.
Evitar los errores en la gestión de desplazamientos requiere planificación, comunicación y atención al detalle. Al seguir estos consejos y contar con el apoyo de herramientas y servicios especializados como Homyspace, las empresas pueden optimizar sus procesos, garantizar el bienestar de sus empleados y asegurar el éxito de sus proyectos.
