En muchas ocasiones, las empresas que operan en diferentes regiones y cuentan con múltiples sucursales necesitan trasladar a sus empleados a ubicaciones lejanas de su lugar de residencia habitual. Este traslado, que a menudo está vinculado a nuevos proyectos o la apertura de delegaciones, implica un desafío logístico que muchas veces incluye la búsqueda de alojamiento para los trabajadores. En este contexto, el alquiler de viviendas por parte de las empresas se convierte en una solución práctica.
Este tipo de alquiler presenta características y tratamientos fiscales diferentes a los de un arrendamiento convencional entre particulares. En este artículo, te explicamos cómo desgrava una empresa el alquiler de una vivienda para empleados y cuáles son los requisitos clave para hacerlo de manera eficiente y conforme a la normativa.
El alquiler como retribución en especie
Al alquilar una vivienda para sus empleados, una empresa puede justificar este gasto como una retribución en especie. Esto implica que el alquiler se considera parte del paquete de compensación del empleado, lo que puede generar beneficios fiscales para la empresa.
Para que el alquiler sea considerado retribución en especie, deben cumplirse varios requisitos clave:
- Uso exclusivo como vivienda: el contrato de arrendamiento debe especificar que la vivienda se destina exclusivamente para el uso habitacional de los empleados y no para otro tipo de actividades.
- Identificación de los empleados: es imprescindible que el contrato de alquiler incluya los nombres de los empleados que residirán en la vivienda. Si el contrato no refleja esta información, la empresa podría no justificar adecuadamente el gasto como retribución en especie, lo que afectaría su tratamiento fiscal.
El IVA en el alquiler para empleados: ¿cómo afecta a la empresa?
Si el alquiler está sujeto a IVA, la empresa podrá deducirse el impuesto siempre que el gasto esté vinculado a su actividad económica. Si el alquiler está exento, la empresa no podrá deducir el IVA porque no habrá sido repercutido en la factura.
Para asegurarse de gestionar correctamente estos contratos y optimizar la carga fiscal, es recomendable contar con asesoramiento profesional.
¿Puedo aplicar reducciones fiscales en el IRPF?
Cuando una empresa alquila una vivienda para sus empleados, no puede beneficiarse de las reducciones fiscales en el IRPF que se aplican cuando el arrendamiento se realiza a un particular para su vivienda habitual.
¿Qué sucede si no existe relación laboral entre la empresa y el ocupante de la vivienda?
Si la persona que ocupa la vivienda no tiene una relación laboral directa con la empresa, el alquiler puede ser considerado un uso irregular del inmueble. En este caso, la empresa podría perder la exención del IVA, y el propietario podría enfrentarse a problemas fiscales si no cumple con los requisitos necesarios.
Por lo tanto, es esencial que la empresa garantice que existe una relación laboral entre el arrendatario (el trabajador) y la entidad que alquila la vivienda. De lo contrario, tanto la empresa como el propietario podrían enfrentar sanciones fiscales o pérdidas de beneficios.
Requisitos del contrato de arrendamiento para empresas
El contrato de arrendamiento es clave para que la empresa pueda beneficiarse de las deducciones fiscales y evitar problemas con Hacienda. A continuación, te enumeramos los puntos clave que debe contener el contrato para cumplir con la normativa:
- Identificación de los empleados: el contrato debe especificar claramente los nombres de los trabajadores que residirán en la vivienda. Esto es fundamental para que el alquiler sea considerado una retribución en especie y para poder justificar el gasto ante Hacienda.
- Uso exclusivo como vivienda: el inmueble debe destinarse exclusivamente a la vivienda del empleado. Cualquier uso diferente, como actividades profesionales o comerciales, podría invalidar los beneficios fiscales.
- Cláusula de subarriendo: el contrato debe incluir una cláusula que prohíba el subarriendo o la cesión del inmueble a otras personas. Esto ayuda a evitar problemas legales y fiscales derivados del uso irregular de la propiedad.
- Duración del contrato: aunque el contrato de arrendamiento estará sujeto a la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU), es recomendable que se incluyan cláusulas específicas para proteger tanto a la empresa como al propietario. En el caso de que el trabajador deje de ocupar la vivienda antes de lo acordado, la empresa deberá asegurarse de que el contrato contemple la posible finalización anticipada.
Los contratos de arrendamiento gestionados a través de plataformas como Homyspace cumplen con todos los requisitos legales y fiscales necesarios para que la empresa pueda proceder a desgravar el alquiler de la vivienda para sus empleados. Desde la identificación de los inquilinos hasta la cláusula que asegura el uso exclusivo de la vivienda como residencia habitual, cada aspecto del contrato está diseñado para garantizar que la empresa maximice las deducciones fiscales disponibles y cumpla con la normativa vigente
