Cómo calcular el kilometraje de empleados en desplazamiento laboral para reembolsarlo

Cuando una empresa envía a sus empleados a realizar desplazamientos laborales, uno de los aspectos que debe tener en cuenta es el cálculo del kilometraje para reembolsar adecuadamente los gastos asociados. Aunque este proceso puede parecer sencillo a primera vista, hay varios factores que deben considerarse para garantizar que se haga de forma precisa y conforme a la normativa vigente. 

En este artículo, exploraremos cómo calcular kilometraje de manera eficiente y cómo gestionar este reembolso de forma que beneficie tanto a la empresa como a los empleados. 

¿Por qué es importante calcular kilometraje?

Antes de entrar en detalles sobre cómo calcular kilometraje, es esencial comprender por qué es importante hacerlo de manera correcta. Cuando un empleado utiliza su vehículo personal para desplazarse por motivos laborales, la empresa debe reembolsar los gastos derivados de esos desplazamientos. Este reembolso se basa en el kilometraje recorrido y, por lo tanto, debe realizarse de acuerdo con una tarifa previamente establecida. 

Un cálculo incorrecto del kilometraje no solo puede generar molestias entre los empleados, sino que también puede llevar a situaciones incómodas con Hacienda si no se cumplen los requisitos fiscales adecuados. Asegurarse de que el proceso de calcular kilometraje esté bien gestionado es fundamental para evitar errores y garantizar una compensación justa. 

¿Cómo calcular kilometraje? Paso a paso

Establecer la tarifa por kilómetro

El primer paso para calcular kilometraje es conocer la tarifa que la empresa va a aplicar. En España, la Agencia Tributaria establece un baremo que las empresas pueden seguir, aunque también existe la posibilidad de establecer una tarifa interna según las necesidades de la empresa. La tarifa estándar suele cubrir el coste de combustibles, mantenimiento del vehículo, seguros y otros gastos relacionados con el uso del coche. 

Actualmente, la tarifa de kilometraje recomendada por la Agencia Tributaria es de 0,26 € por kilómetro, aunque este valor puede variar según el tipo de vehículo y las condiciones específicas de cada empresa. Para calcular kilometraje, debes multiplicar la distancia recorrida por esta tarifa, lo que te dará el importe a reembolsar al empleado.

Medir la distancia recorrida

Una vez que tienes la tarifa, el siguiente paso es medir la distancia recorrida durante el desplazamiento. Existen varias formas de hacerlo: 

• Uso de aplicaciones de mapas: herramientas como Google Maps o aplicaciones especializadas en la gestión de viajes de empresa permiten calcular de manera precisa la distancia entre dos puntos. Estas aplicaciones también te permiten determinar si hay desvíos o paradas intermedias. 

• Sistemas GPS de los vehículos: algunos vehículos cuentan con sistemas GPS que registran automáticamente los viajes realizados. Si tu empresa dispone de esta tecnología, puedes utilizar los datos proporcionados por el sistema para obtener la distancia exacta. 

• Registros manuales: si no cuentas con tecnología avanzada, los empleados pueden registrar manualmente los kilómetros recorridos, aunque este método puede ser menos preciso. 

En cualquier caso, es importante que los empleados proporcionen la información necesaria de manera clara y precisa para evitar errores en el cálculo del kilometraje. 

Considerar el tipo de desplazamiento 

No todos los desplazamientos laborales son iguales, y en función del tipo de viaje, puede ser necesario ajustar el cálculo del kilometraje. Por ejemplo, si un empleado realiza un viaje en el que se incorporan paradas intermedias o desviaciones para atender diferentes asuntos, estos kilómetros deben ser incluidos en el cálculo final. 

Asimismo, algunas empresas optan por calcular kilometraje de manera diferenciada según el tipo de vehículo. En el caso de vehículos, más grandes, como furgonetas o camiones, los gastos asociados pueden ser más altos debido al mayor consumo de combustible y otros factores. 

Incorporar gastos adicionales

En algunos casos, además del kilometraje, puede haber otros gastos adicionales que también deben ser reembolsados, como peajes, estacionamiento, o incluso el consumo de combustible en viajes largos. Estos gastos deben ser documentados por el empleado y deben incluirse en el reembolso, aunque no forman parte directamente del cálculo del kilometraje. 

¿Cómo controlar y gestionar el kilometraje de forma eficiente?

Para evitar complicaciones, muchas empresas deciden utilizar software especializado que permite gestionar y controlar los desplazamientos laborales. Este tipo de plataformas puede ayudar tanto en la medición de la distancia recorrida como en el seguimiento de los gastos asociados, lo que facilita el proceso de calcular kilometraje y garantiza que todo esté registrado de manera correcta. 

¿Qué documentos es necesaria para el reembolso del kilometraje?

Para que el proceso de reembolso de kilometraje sea válido y conforme a la legislación fiscal, la empresa debe contar con ciertos documentos que respalden cada solicitud. Entre ellos se incluyen: 

• Justificación de la distancia recorrida: esto puede ser un informe detallado del trayecto o el reporte de un sistema GPS o de una aplicación de mapas. 

• Recibos de peajes y estacionamiento: si el empleado ha incurrido en gastos adicionales, debe presentar los recibos correspondientes. 

• Informe de viaje: en algunos casos, las empresas requieren que los empleados presenten un informe que detalle el motivo del desplazamiento y las actividades realizadas. 

Este tipo de documentación es esencial para mantener la transparencia y asegurar que los gastos sean reembolsados correctamente.

Reembolsos de kilometraje y su tratamiento fiscal

En cuanto al tratamiento fiscal del kilometraje, las empresas deben tener en cuenta que el reembolso de los gastos de desplazamiento no debe considerarse un ingreso para el empleado, siempre que se respete la tarifa fiscal vigente. De lo contrario, podría generar una obligación fiscal adicional tanto para la empresa como para el empleado.

Herramientas para automatizar el cálculo del kilometraje

Existen diversas herramientas y plataformas que permiten calcular kilometraje de manera automática. Estas soluciones facilitan la gestión de los desplazamientos y aseguran que el proceso de reembolso se realice de forma eficiente y precisa. Entre las más populares se encuentran aplicaciones de gestión de flotas, software de contabilidad, y plataformas dedicadas a la gestión de viajes de empresa. 

Calcular kilometraje de forma precisa y adecuada es un aspecto fundamental en la gestión de desplazamientos laborales. No solo permite que los empleados reciban el reembolso justo por los gastos de su viaje, sino que también asegura que la empresa cumpla con las normativas fiscales y evite posibles problemas legales.